Normas de funcionamiento

REGLAMENTO DE RÉGIMEN INTERNO DE LOS GRUPOS DE TRABAJO Y COMITÉS DE EXPERTOS DE LA SOCIEDAD VALENCIANA DE PEDIATRÍA (SVP)

1. OBJETIVO

Regular y aprobar la creación, el funcionamiento y la disolución de los Comités y Grupos de Trabajo de la SVP (en lo sucesivo C/GT).

2. RAZÓN DE SER.

Los C/GT tienen como fin el estudio y la promoción de materias concretas de ámbito científico y profesional de interés con el objetivo de mejorar la salud y la calidad de vida de los niños y adolescentes. Podrán ser en determinadas materias, los encargados de elaborar y emitir la doctrina científica de la SVP. Todo ello de acuerdo a los Títulos II y VII de los Estatutos de la SVP.

3. CREACIÓN.
   • Se podrán crear según lo establecido en el Título VII de los Estatutos de la SVP. En concreto,  si la iniciativa parte de los asociados,  sus promotores deberán enviar una solicitud a la Junta Directiva (JD) indicando sus objetivos, periodo previsto de actuación, miembros iniciales y coordinador propuesto. El grupo promotor debe manifestar expresamente que conocen los estatutos de la SVP, su Código Ético y estas normas. Así mismo, la JD puede proponer a sus socios la creación de nuevos C/GT.

• Los C/GT operativos antes de la aceptación de estas normas se consideran formalmente constituidos aunque se recomienda que adopten las mismas si hubiera incumplimiento de alguna de ellas.
• Dependen jerárquicamente de la JD y específicamente del responsable de los C/GT.
• Están sometidos a las normas que rigen para la SVP, particularmente los Estatutos.
• Es potestad exclusiva de la JD la aprobación o denegación de la propuesta para la creación y disolución de los C/GT.

4. DURACIÓN.

 Temporal o permanente, dependiendo de lo que así conste en el momento de su creación. Si no se hace constar nada, se entenderá que la duración es permanente.

• Dependiendo de las circunstancias, la JD puede modificar la condición de temporal o permanente.
• Los C/GT permanentes que quieran seguir realizando sus actividades, deberán solicitar, cada 4 años y después de las elecciones, la aprobación de la JD entrante. Si esta lo autoriza, podrán continuar su trabajo cumpliendo la normativa vigente en su momento. 

5. DISOLUCIÓN.

La JD tiene la facultad de disolver un C/GT por mayoría simple si:

1. a) Pérdida del interés de la misión del C/GT.
2. b) Falta de operatividad del C/GT.
3. c) Consecución de la finalidad por la que el C/GT se creó.
4. d) Expiración del plazo temporal para el que se creó y no existencia explícita de una prórroga de dicho plazo por parte de la JD.
5. e) Para fusionarse con otro/s grupo/s con el acuerdo de las tres cuartas partes de los componentes del C/GT.
6. f) Por acuerdo de extinción de las tres cuartas partes de los componentes del C/GT.

 

6. ELECCIÓN Y FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE LOS C/GT.

• La JD nombrará a un miembro de la misma para que coordine todos los C/GT.
• Dicho responsable de los C/GT deberá presentar anualmente a la JD un informe acerca de la situación de cada C/GT. En concreto:
• Actividades realizadas durante el año.
• Presupuesto consumido.
• Fuentes de financiación.

7. DENOMINACIÓN, ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS C/GT.
   • La denominación de los C/GT reflejará inequívocamente el fin específico del mismo, deberá ser aprobado por la JD y constará siempre al final del mismo el nombre de la SVP.

Cada C/GT podrá tener un logotipo que lo identifique así como un nombre. Ambos irán vinculados al nombre o logo de la SVP. La SVP realizará las gestiones oportunas para el registro de propiedad de logo y marca.

• Estarán constituidos por miembros de la SVP, pudiendo pertenecer también otros profesionales que no siendo miembros de la SVP presenten un perfil que justifique su inclusión.

Los C/GT harán constar expresamente en sus documentos quiénes son socios y quiénes son colaboradores.

• Deberán estar constituidos por al menos 5 miembros para ser considerados como tales. Entre los miembros, al menos 3 deben ser socios de la SVP, ya sean numerarios o no numerarios. El coordinador del C/GT debe ser miembro numerario de la SVP. Las agrupaciones con una cantidad menor de socios o con una composición de socios diferente pueden recibir otra consideración estatutaria dentro de la SVP diferente a la de C/GT.
• Los componentes de los C/GT deberán hacer constar los posibles conflictos de intereses que pudieran haber y será cometido del coordinador del C/GT, en su informe anual a la JD, actualizar esta información.

8. ELECCIÓN Y FUNCIONES DEL COORDINADOR.

• Todo C/GT tendrá un coordinador que deberá ser necesariamente socio numerario de la SVP y que contará con la aprobación de la JD de la misma.
• La designación del coordinador será una decisión libre de los integrantes de cada C/GT siempre que se cumpla el apartado anterior.
• El Coordinador de cada C/GT tiene la responsabilidad fundamental de liderar y coordinar la labor del grupo y velar para que influencias externas no interfieran en el cometido científico. En caso de que ello ocurriera, el Coordinador deberá denunciar dichas interferencias ante el órgano directivo de la SVP.
• El Coordinador presentará una lista de candidatos para formar parte del C/GT. Que deberá ser ratificada por la JD, quien además tiene la potestad de la renovación total o parcial de los C/GT cada dos años, cuando las circunstancias así lo requieran.
• Antes de finalizar el año, el Coordinador deberá presentar una Memoria Anual y un Plan de Trabajo.
• Debe informar semestralmente al Responsable designado por la JD sobre la marcha del grupo, las reuniones realizadas y los trabajos elaborados por el mismo, en las reuniones convocadas al efecto.
• Es el responsable de convocar las reuniones de su respectivo C/GT:

1. Cada C/GT deberá reunirse al menos dos veces al año, así como cuando lo considere necesario debido a las circunstancias.
2. Las reuniones podrán ser presenciales o virtuales. La Secretaría de la SVP proporcionará, si es posible, los medios técnicos necesarios para que se lleven a cabo en el segundo caso. Así mismo, las reuniones de presencia física tendrán lugar en el lugar que los miembros del C/GT consideren.

• El Responsable de los C/GT podrá convocar a una reunión al Coordinador o a todo el C/GT si lo considera necesario o conveniente.

9. PÉRDIDA DE LA CONDICIÓN DE COORDINADOR DE LOS C/GT.

• La JD podrá decidir la baja como Coordinador del C/GT en los siguientes supuestos:

1. Cuando no se reciba el informe anual por parte del Coordinador.
2. Cuando no se realicen las actividades programadas por parte del Coordinador sin la justificación necesaria.
3. A solicitud de la mayoría simple de los miembros del C/GT.
4. Si han existido desviaciones presupuestarias no justificadas.
5. Cuando el Coordinador no haya realizado adecuadamente sus funciones.
6. Por incumplimiento manifiesto de las normas que rigen en la SVP.

• La JD propondrá un nuevo Coordinador o ratificará el propuesto por el C/GT por mayoría simple.

      10. ELECCIÓN Y FUNCIONES DEL SECRETARIO DE LOS C/GT.

• El Coordinador de cada C/GT de acuerdo con el resto de integrantes, nombrará al Secretario de entre los miembros del C/GT, que será ratificado por la JD.
• El cargo de Secretario es por la duración del C/GT.
• El Secretario del C/GT es el encargado de la redacción de las actas de las reuniones, que remitirá a todos los miembros del C/GT, los cuales, a su vez, podrán realizar aportaciones o modificaciones on-line en el plazo de 15 días. Se remitirá copia del acta a la Secretaría de la SVP, donde se archivará.
• El Secretario sustituirá al Coordinador cuando éste no se encuentre disponible.

11. PÉRDIDA DE LA CONDICIÓN DE SECRETARIO DE LOS C/GT.

11.1. La JD de la SVP podrá acordar el cese del Secretario del C/GT en los siguientes supuestos:

1. a) Cuando en un plazo razonable de tiempo, y sin causa justificada, la Secretaría de la SVP no reciba las actas de las reuniones de su C/GT.
2. b) A solicitud de la mayoría simple de los miembros del C/GT.
3. c) Por incumplimiento manifiesto de las normas que rigen en la SVP.

11.2. En cualquiera de estos supuestos, el Coordinador del C/GT propondrá un nuevo Secretario, que será ratificado por los miembros del C/GT y por el Responsable de los C/GT.

12. ADQUISICIÓN DE LA CONDICIÓN DE MIEMBRO DE UN C/GT.

12.1. Puede ser miembro de un C/GT cualquier asociado que exprese por escrito su deseo a la JD de la SVP mediante la cumplimentación de la solicitud establecida, y que posea una experiencia acreditada y suficiente en el asunto objeto del C/GT al que aspira a pertenecer.

12.2. Una vez analizada la solicitud, la JD decidirá si cumple con la cualificación y adecuación necesarias.

12.3. El propio C/GT podrá proponer nuevos miembros a la JD, que tendrá potestad para aceptar o rechazar dicha propuesta.

12.4. La JD adecuará el número de miembros para que los C/GT sean operativos y puedan llevar sus objetivos a la práctica.

12.5. El número de miembros de los C/GT puede variar dependiendo de los objetivos del citado C/GT y de las respectivas cargas de trabajo. En todo caso, dicho número será acordado por el Coordinador de cada C/GT y la JD, correspondiendo a esta última la decisión final al respecto.

12.6. Tanto el Coordinador como el Secretario, así como cada uno de los miembros de los respectivos C/GT, recibirán un Certificado de Nombramiento que acredite su pertenencia al respectivo C/GT.

13. PÉRDIDA DE LA CONDICIÓN DE MIEMBRO DE UN C/GT.

13.1. La JD, a petición del Coordinador o de la mayoría simple de los miembros del C/GT, podrá proponer al Responsable de los C/GT la baja de un miembro de su grupo por alguno de los siguientes motivos:

1. a) Porque se estime que el citado miembro no ha tenido una participación activa en las actividades del grupo.
2. b) Porque suponga un elemento de distorsión o desestabilización del C/GT, que impida a este el correcto desempeño de sus funciones.
3. c) Por inasistencia injustificada a las reuniones del C/GT tres veces consecutivas.
4. d) Por incumplimiento manifiesto de las normas que rigen en la SVP.

13.2. Dicha baja habrá de constar en el acta de la reunión del C/GT y será comunicada por escrito al Responsable de los C/GT y a la Secretaría de la SVP, quien a su vez enviará una carta al socio comunicándole la baja del correspondiente C/GT.

14. ACTIVIDADES COMUNES DE TODOS LOS C/GT DE LA SVP.

14.1. El cometido de los C/GT es elaborar la doctrina de la SVP sobre aspectos científicos relacionados con su área de competencia. Por tanto, su tarea es exclusivamente científica y no interviene en aspectos financieros, administrativos, ni profesionales.

Podrán establecer vínculos con otros grupos pertenecientes a otras sociedades científicas con la aprobación de la JD.

14.1.1. La JD se encargará de velar porque la actividad científica de los C/GT esté a salvo de interferencias indeseadas.

14.1.2. Todas las actividades de los C/GT deberán ajustarse a los objetivos de la SVP expresados en sus estatutos.

14.2. Los C/GT deberán hacer llegar al Responsable de los C/GT, antes de la finalización del año, a través del Coordinador:

1. a) Memoria Anual con el siguiente contenido:

– Resultado de las actividades llevadas a cabo durante el año en curso.

– Datos relativos al cumplimiento del presupuesto previsto para dichas actividades.

1. b) Plan de Trabajo para el año siguiente, con el siguiente contenido:
2. Nombre del C/GT.
3. Identificación de los miembros.
4. Actividades previstas a realizar en el año (publicaciones, estudios, informes, formación, etc.).
5. Recursos económicos estimados para la actividad.
6. Plazo estimado de realización de la actividad.
7. Reuniones estimadas.

14.3. El Responsable de los C/GT recabará cada seis meses información del Coordinador para la elaboración del informe anual sobre las actividades de los C/GT de la SVP, o en cualquier momento sobre cualquier aspecto que precise aclaración acerca de la labor del correspondiente C/GT.

14.4. Con el fin de preservar la coherencia de la posición científica oficial de la SVP, cuando existan zonas de coincidencia o discrepancias respecto a un asunto de índole científica entre dos o más C/GT, los Coordinadores de dichos C/GT o quienes ellos decidan consensuarán una postura común, que constituirá la postura oficial de la SVP y que será la que se publicará en los órganos de expresión dependientes de la SVP. En caso necesario, se podrá recabar el arbitraje de otros grupos o expertos de reconocido prestigio científico.

14.5. Los Documentos de Posicionamiento o “estado del arte” emitidos por un C/GT o los Documentos de Consenso elaborados por dos o más C/GT constituyen la posición oficial de la SVP sobre un asunto concreto y serán publicados en la sección habilitada al efecto en la página web o en otro medio de difusión disponible y adecuado a tal efecto, previa aprobación por la JD.

14.6. Los documentos que los distintos C/GT publiquen en sus secciones de la página web de la SVP no entrarán en contradicción entre ellos, sino que se buscará siempre una postura común de consenso en aras de la coherencia y para evitar confusiones.

14.7. De acuerdo con los Estatutos de la SVP, ésta será la titular del copyright de todas las publicaciones, documentos, metodología interna de trabajo o cualquier otra actividad susceptible de preservación de derechos de autor emitida por sus C/GT.

15. COMUNICACIÓN DE LOS C/GT.

15.1. Los C/GT tienen la obligación de hacer llegar a los socios de la SVP y a la población general los resultados de sus actividades, de acuerdo a la política de comunicación establecida por la SVP.

15.2. La comunicación interna se hará previa aprobación por parte de la JD.

15.3. La comunicación externa se realizará, previa aprobación por la JD, a través de los medios de comunicación oficiales de la SVP, sin perjuicio de que aquellos documentos elaborados conjuntamente con otros C/GT ajenos a la SVP puedan utilizar otros medios, siempre y cuando se cumpla el apartado 14.1 de este reglamento.

15.4. Dicha comunicación se referirá exclusivamente a aspectos científicos, y no podrá abordar aspectos de tipo organizativo o corporativo.

16. FINANCIACIÓN DE LOS C/GT.

16.1. La SVP es una asociación sin ánimo de lucro. La participación en los C/GT de la SVP es voluntaria y no conllevará compensación económica.

16.2. Con el fin de preservar la independencia científica de los C/GT y siempre de acuerdo con el código ético de la SVP, será la JD la encargada de negociar la financiación de los proyectos de los mismos o de aprobar, en su caso, las propuestas que los propios C/GT le hagan llegar.

16.3. La SVP se hará cargo de los gastos de viaje en los que incurran los miembros de los C/GT por la asistencia a las reuniones oficiales presenciales, así como, proporcionará los recursos materiales que estén a su alcance para el cumplimiento de sus cometidos. Todo ello en arreglo a la disponibilidad económica de la SVP en cada momento.

16.4. La SVP dependiendo de los recursos económicos propios disponibles y de la búsqueda de otras fuentes de financiación, procurará facilitar a los miembros de los C/GT financiación para proyectos de investigación, becas de formación, cursos o publicaciones.

16.5. Los Coordinadores de los C/GT potenciarán el uso de los sistemas de comunicación virtuales entre sus miembros para disminuir en lo posible el número de reuniones presenciales y los gastos consecuentes.

16.6. Los miembros de los C/GT podrán recibir una compensación económica de la SVP por participar como docentes en los cursos o jornadas científicas organizados por la SVP a través de sus C/GT, así como por la autoría de publicaciones y manuales oficiales de la SVP relativos a su C/GT. Las cantidades devengadas por estos conceptos serán pactadas previamente con la JD, siendo en todo caso de cuantía moderada y ajustadas al esfuerzo realizado.

16.7. Si de la actividad de los C/GT se devengaran beneficios económicos, estos serán siempre ingresados en la Tesorería de la SVP y utilizados para el funcionamiento de la misma y/o del propio grupo o comité, teniendo una contabilidad diferenciada y previo pacto con la JD.

 Disposición final.

Todos aquellos aspectos no contemplados en estas normas, se regirán por los estatutos de la SVP.